Dobry zarządca osiedla to kluczowy element utrzymania odpowiednich standardów życia dla mieszkańców. Jego zadaniem jest dbanie o infrastrukturę, zapewnianie bezpieczeństwa, zarządzanie finansami, rozwiązywanie problemów technicznych i konfliktów między mieszkańcami. Wiele osób oczekuje, że zarządcy osiedli będą czekać na ich zlecenia i reagować na bieżące problemy. Jednak prawdziwy profesjonalista wie, że samodzielne działanie i proaktywność są niezbędne do skutecznego zarządzania. Efektywna praca tego podmiotu polega przede wszystkim na podejmowaniu działań prewencyjnych i rozwiązywaniu problemów jeszcze przed ich eskalacją.

Profesjonalny zarządca nieruchomości działa samodzielnie, ponieważ zdaje sobie sprawę z potrzeby podejmowania inicjatywy. Zamiast czekać na zgłoszenia mieszkańców, proaktywnie monitoruje stan infrastruktury, regularnie przegląda kondycję budynków, dba o porządek na terenie osiedla i podejmuje działania naprawcze w przypadku wykrytych usterek. Przykładem takiego samodzielnego działania może być regularne przeglądanie terenu, aby identyfikować potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa lub utrzymanie czystości na terenie osiedla. Firma zarządzająca ma wiele obowiązków, które wymagają podejmowania inicjatywy i stałej aktywności pracowników.

— W Imperium Zarzadzanie Nieruchomościami odpowiedzialność za dany obiekt spoczywa w rękach Facility Managera. To osoba na stanowisku, które jak sama nazwa mówi jest managerem, czyli zarządza. Bierze odpowiedzialność za bieżące funkcjonowanie osiedla, jego standard, jakość pracy zleceniobiorców i firm specjalistycznych pracujących na terenie obiektu. Ogólnie rzecz biorąc, wykonuje mnogość różnorodnych zadań, mających na celu zapewnienie sprawnego zarządzania i zadowolenia mieszkańców — opowiada Anna Wojsław, prezes zarządu Imperium Zarządzanie Nieruchomościami.

Profesjonalny zarządca osiedla nieustannie dba komfort mieszkańców

Jedną z kluczowych ról zarządcy osiedla jest dbanie o infrastrukturę. Niezależny zarządca regularnie sprawdza stan budynków, monitoruje bezpieczeństwo i podejmuje działania naprawcze w przypadku wykrytych usterek. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie poważnych problemów i zapewnienie mieszkańcom bezpiecznego i komfortowego miejsca do życia.

— Podczas typowego dnia pracy Facility Manager (FM) wizytuje nieruchomość celem weryfikacji stanu obiektu. Robi obchód z cheklistą sprawdzającą m.in. standard zieleni, czystość. Spotyka się z mieszkańcami oraz zleceniobiorcami. Pracuje w biurze planując, zlecając i realizując bieżące obowiązki. W naszym zespole FM realizuje ważne dla obiektu zadania koordynując również pozostałych członków zespołu np. Inspektora ds. technicznych czy księgowość w kwestii wykonania budżetu. Wątkami prostszymi i dającymi się załatwić natychmiast, zajmuje się jego asystent. Poza rutynowymi zadaniami przybliżonymi powyżej, FM tworzy newslettery dla danego obiektu, przygotowuje plan dla nieruchomości, analizuje rynek pod kątem nowych rozwiązań wpisujących się w plan i standard obiektu. Ponadto, cały czas się udoskonala, bo tego wymaga dzisiejszy świat, by być na bieżąco z możliwościami jakie daje rynek — opisuje szczegółowo Anna Wojsław. Jej spółka ma 17 lat doświadczenia w zarządzaniu nieruchomościami mieszkaniowymi oraz komercyjnymi.

Profesjonalny podmiot zarządzający zapewnia odpowiedni komfort życia

Kolejnym aspektem, który wymaga samodzielnego działania, jest zarządzanie finansami. Odpowiedzialność za budżet osiedla wymaga aktywnego planowania i alokowania środków finansowych na bieżące potrzeby, takie jak konserwacja budynków, remonty czy opłaty za utrzymanie. Decyzje finansowe powinny być podejmowane z uwzględnieniem długoterminowych celów osiedla. Profesjonalny zarządca podejmuje decyzje o wydatkach zgodnie z najlepszymi praktykami i oczekiwaniami mieszkańców, a nie tylko na podstawie zgłoszeń.

— To czym dodatkowo zajmuje się Facility Manager w naszym zespole to również przedstawianie inicjatyw.  Często przekraczamy granice naszych obowiązków zgłaszając pomysły poprawiające standard funkcjonowania obiektu, obniżające koszty jego utrzymania czy podnoszące komfort mieszkańców. Przykładem takich inicjatyw są realizowane audyty energetyczne obniżające rachunki, weryfikacja możliwości instalacji fotowoltaicznej, dodatkowe nasadzenia zieleni czy rozbudowa placu zabaw. Nie ograniczamy się do roli zwyczajowego administratora. To się nam opłaca w długim terminie — podsumowuje Anna Wojsław.

Rozwiązywanie konfliktów między mieszkańcami to kolejne ważne zadanie zarządcy osiedla. Konflikty są nieuniknione, ale niezależny zarządca może działać jako mediator i podejmować działania mające na celu ich rozwiązanie. Organizowanie spotkań, mediacji lub podejmowanie decyzji, które przynoszą korzyść wszystkim stronom, to przykłady skutecznych działań zarządcy osiedla.

— Dzień zarządcy nieruchomości z perspektywy pracownika, który utrzymuje codzienny kontakt z mieszkańcami i zajmuje się sprawnym zarządzaniem osiedlem, obejmuje różnorodne zadania i obowiązki. Oczywiście, konkretny dzień naszej pracy może się różnić w zależności od skali i charakteru nieruchomości, specyfiki osiedla czy uzgodnionym z Zarządem Wspólnoty planem priorytetów — dodaje prezes firmy zajmującej się profesjonalnym zarządzaniem nieruchomościami.

Podsumowując, dobry zarządca osiedla powinien działać samodzielnie i przejawiać się wysoką inicjatywą. Nie skupiać się tylko na zleceniach od mieszkańców. Samodzielne działanie, proaktywność i odpowiedzialność są kluczowymi cechami skutecznego podmiotu. Tylko poprzez podejmowanie inicjatywy i aktywne zarządzanie można zapewnić wysoki standard życia na osiedlu i budować trwałe społeczności. Tylko w ten sposób można stworzyć miejsca, w których mieszkańcy czują się bezpiecznie i komfortowo.

materiał powstał przy współpracy z partnerem,
Imperium Zarządzanie Nieruchomościami